Vodenje zapisov je ena od osnovnih zahtev, ki jih postavlja Uredba (EU) št. 834/2007 in Uredba (EU) št.: 889/2008, Pravilnik o ekološki pridelavi in predelavi kmetijskih pridelkov oz. živil (Ur.l.RS, št. 8/14). Z rednim vodenjem evidenc v tem zvezku zapisov v celoti izpolnjujete zahteve omenjenih predpisov.
Uredba o ukrepih v primeru nepravilnosti in kršitev v ekološkem kmetovanju Ur.l.RS št. 96/2014 v členu 6. navaja:« Če izvajalec ne vodi nobene evidence to pomeni hudo kršitev, katere posledica je zavrnitev izdaje oz. razveljavitev certifikata za vse kmetijske pridelke oz. živila.«

Za vsak del smo priložili dva izvoda. S tem želimo čim bolj zmanjšati porabo papirja. Tako boste liste, ki jih potrebujete za izpolnjevanje, po potrebi sami kopirali in sicer preden začnete izpolnjevati zadnji neizpolnjen list posameznega dela. Zvezek zapisov vam na vašo željo lahko posredujemo tudi v elektronski obliki.

Zvezek zapisov shranite na dobro vidnem in dostopnem mestu, da vam bo vedno pri roki. Zapisovati začnete takoj (npr. vpišete število živali v hlevu na dan 25.1.2014 ali evidentirate dokup krmil, ki ste ga izvedli 25.1.2014,…). Za pomoč pri zapisovanju naj vam služijo nadaljnja navodila in predtiskani primeri (sivo obarvana polja) v preglednicah.

Izpolnjujete le tiste preglednice, ki zajemajo opravila na vaši kmetiji. Npr. če imate le travinje, ne boste vodili zapisov o kolobarju, ali če ne vzrejate živali, v Zvezku zapisov živinorejski (B) del ne bo izpolnjen. Prosimo, da liste sproti številčite na za to predvidenem mestu v desnem zgornjem kotu (npr. »list štev. 1/2014«).

Vsi zapisi, ki jih morda že vodite, bodo pri kontroli upoštevani, vendar morajo zajemati vsa področja, ki so navedena v Zvezku zapisov. Podatkov ni treba podvajati. V primeru dokupov poleg zapisov shranjujte tudi vsa dokazila, kot so računi, dobavnice, potrdila,…, ki jih oštevilčite in v preglednici evidentirate kot »štev. priloge«, kjer je to zahtevano in smiselno.

Zapiski morajo biti na kmetiji vedno na vpogled. Stroški, ki nastanejo zaradi nedostopnosti ali pomanjkljivega vodenja zapisov, bremenijo kmetijo (npr. sankcija 3 – ponovna kontrola ali odvzem certifikata). Pomanjkljivo vodenje zapisov lahko vpliva tudi na določitev statusa pridelkov ali živali.

V primeru nejasnosti pri izpolnjevanju Zvezka zapisov brez zadržkov pokličite IKC – Inštitut za kontrolo in certifikacijo UM na telefonsko številko 02/613 08 31, -32.

A.   RASTLINSKA PRIDELAVA

A.1.  Dnevnik rastlinske pridelave – izvedeni ukrepi

V Dnevnik rastlinske pridelave sproti zapisujete vse ukrepe, ki jih izvedete na obdelovalnih površinah (travniki, njive, vrtovi, sadovnjaki, vinograd, šparglji,…). V preglednice vpisujete tudi košnjo, gnojenje travnikov (s hlevskim gnojem, gnojevko, mineralnimi gnojili,…), spravilo pridelka, obrezovanje vinske trte in sadnega drevja, in drugo. Posebno pozorno izpolnjujte rubriko »količina«.

A.2.  Načrt kolobarja

Kolobar je osnova za uspešno ekološko kmetovanje, zato priporočamo vsem, ki se ukvarjate s pridelavo poljščin in vrtnin, da sestavite (sami ali s pomočjo svetovalca specialista za ekološko kmetijstvo) vsaj 3-letni kolobar in ga vpišete v zvezek zapisov (A.2. Načrt kolobarja). Preglednica omogoča vpis 5-letnega kolobarja po enotah rabe. V primeru, da imate na posamezni enoti rabe več poljin, lahko vpis kolobarja v preglednici ustrezno prilagodite.

A.3.  Evidentiranje dokupa semenskega in sadilnega materiala

Pri nakupu semenskega in sadilnega materiala ima prednost ekološko pridelano seme in ekološko vzgojene sadike. Konvencionalno nerazkuženo seme uporabimo v primeru, ko ni na voljo ekološkega semena izbrane rastlinske vrste/sorte. Bodite pozorni tudi na gensko spremenjene organizme predvsem v primeru nakupa semena koruze, soje in oljne ogrščice.  Dokazila o nakupu (račun in deklaracija ter po potrebi tudi pisno zagotovilo dobavitelja o odsotnosti gensko spremenjenih organizmov) skrbno shranite. Neznano poreklo in kakovost semenskega oz. sadilnega materiala je lahko razlog za določitev konvencionalnega statusa pridelka. Uporaba nerazkuženega konvencionalnega semena je pogojno dovoljena le po predhodni odobritvi prošnje s strani organizacije za kontrolo.

Setev oz. saditev vpišete v dnevnik rastlinske pridelave (A.1.1).

A.4.  Evidentiranje dokupa gnojil

Evidentirati je potrebno dokupe mineralnih in organskih gnojil, ki jih uporabite na obdelovalnih površinah. Sem vpisujete tudi dokupe slame za nastilj, žagovino, dodatke za gnojevko in kompost ter sredstva za krepitev rastlin. Za racionalno porabo gnojil je smiselna izdelavo gnojilnega načrta. V primeru, da uporabljate dokupljena gnojila, je izdelava gnojilnega načrta obvezna. Shranite dokazilo o nakupu, iz katerega je poleg imena razvidna še dokupljena količina gnojila. Nanos gnojil na površine vpišite v dnevnik rastlinske pridelave (A.1.2).

A.5.  Evidentiranje dokupa sredstev za varstvo in nego rastlin

Uporaba sredstev za varstvo in nego rastlin je v ekološki pridelavi dovoljena ob upoštevanju vseh razpoložljivih preventivnih ukrepov (npr. ustrezen večleten kolobar, ustrezna preskrba s hranili,…). V primeru intenzivnejše rastlinske pridelave (npr. jabolka, zelenjava,…) je potrebna priprava škropilnega načrta. Izvedene ukrepe zapišete v dnevnik rastlinske pridelave (A.1.3). V primeru odstopanj od škropilnega načrta spremembe po potrebi pojasnite kontrolorju ob obisku vašega kmetijskega gospodarstva. Ob nakupu shranite dokazila (račun, dobavnica,…).

B.   ŽIVINOREJA

B.1.   Stalež živali

V te preglednice vpišete trenutno število živali na izbrani datum v letu, najbolje na začetku koledarskega leta (npr. prvi vpis 1.1.2011, naslednji vpis 3.2.2011 itd.). Za vsako leto uporabite svojo preglednico. Število živali vpišite v enakomernih časovnih presledkih, najbolje vsakih 12 mesecev. Identifikacijska številka je pomembna za sledljivost živali, zato jih vpišite na za to določenem mestu v preglednici. Identifikacijskih številk ne vpišete v to preglednico le v primeru, ko je v čredi več kot 50 živali. V tem primeru sestavite seznam na posebnem listu in ga priložite v zvezek zapisov. Če imate popoln popis vseh živali v drugi evidenci, to zapišite (npr. v hlevski knjigi). Vodenje staleža živali lahko tudi drugače nastavite, npr. tako, da v vsako preglednico vpišete podatke za eno živalsko vrsto oz. kategorijo.

B.2.  Povečanje števila živali

V to preglednico vpisujete povečanje štev. živali zaradi dokupa ali lastne vzreje. Ob tem so pomembni še vsi ostali zahtevani podatki: starost in število dokupljenih živali ter iz kakšne reje živali prihajajo (E = ekološko; K = konvencionalno). Navedite še ime oz. naziv rejca. Dokazila hranite v prilogi. Vodenje evidence lahko prilagodite (npr. vsaka preglednica za eno vrsto oz. kategorijo živali).

B.3. Zmanjšanje števila živali

V to preglednico vpisujete vsako zmanjšanje števila živali v hlevu. V primeru prodaje vpišite število in starost prodanih živali, njihove identifikacijske številke (npr. ušesne številke) in ime oz. naziv odjemalca (klavnica, mesnica). Dokazila o prodaji hranite v prilogi. Tudi to evidenco lahko prilagodite (npr. vsaka preglednica za eno vrsto oz. kategorijo živali).

B.4.   Dnevnik izpusta

To preglednico izpolnjujete v primeru, ko živali nimajo ves čas možnosti gibanja na prostem oz. nimajo urejene proste reje (npr. vezana reja goveda) in mora organizacija za kontrolo preučiti ustreznost reje s pomočjo izračuna indeksa ustreznosti reje za živali (IURŽ). V primeru vezane reje je vpisovanje zimskega izpusta obvezno. V dnevniku izpusta so za posamezen mesec na razpolago 4 stolpci za 4 različne kategorije živali. Za posamezen dan, ko imajo živali možnost gibanja v izpustu, označite »I«, za pašo vpišite »P«.  Vpisovanje obdobja, ko so živali na paši, lahko poenostavite tako, da vpišete datum začetka in datum zaključka pašne sezone.

B.5.  Zdravljenje živali

Tu dokumentirate vse ukrepe v zvezi z zdravljenjem živali. V preglednico vpišete vse zahtevane podatke. Bodite pozorni na uradno določeno čakalno dobo (karenco) predpisanega zdravila in v ustrezno kolono vpišite datum izteka 2x podaljšane čakalne dobe, ki je potrebna pri ekološki reji živali. Če čakalna doba ni navedena, upoštevamo 48 ur od zadnjega tretiranja. Dokumentirani posegi za krepitev odpornosti (npr. domača zdravila, homeopatsko zdravljenje,…) in nego živali izkazujejo vašo skrb za zdravje živali in so pozitivno obravnavani in točkovani pri oskrbi živali (IURŽ).

B.6. Dokup krmil in krmnih dodatkov

V preglednico vpisujete vse dokupe osnovne krme, mešanih, močnih krmil in vitaminsko-mineralnih mešanic za posamezne živalske vrste. Pri dokupu koruze, soje in krmil, ki vsebujejo koruzo ali sojo morate biti pozorni na prisotnost gensko spremenjenih organizmov, za katere velja stroga prepoved uporabe v ekološkem kmetijstvu. V teh primerih od dobavitelja zahtevajte verodostojno pisno zagotovilo o odsotnosti gensko spremenjenih organizmov. Dokazilo o dokupu shranite.

B.7.   Drugi dokupi

V preglednico vpisujete dokupe sredstev za zatiranje mrčesa, glodalcev in sredstva za nadzor v zgradbah in napravah za živali (npr. čistila za čiščenje molznih strojev).

C.   PREDELAVA IN PRODAJA

C.1.   Seznam proizvodov

Na začetku tega sklopa zapisov vpišete seznam vseh proizvodov, ki jih tržite doma in/ali na tržnici in/ali posrednikom (npr. trgovski mreži, mesnici, gostilni,…). Tu vas želimo opozoriti še na to, da za ekološke pridelke oz. živila veljajo povsem enaki predpisi (veterinarski, higienski,…) kot za pridelke oz. živila iz konvencionalne pridelave. Predznak »ekološko živilo« pomeni, da je bilo pridelano in izdelano le z v ekološkem kmetijstvu dovoljenimi sredstvi in postopki. V seznam vpišite tudi tiste izdelke, ki jih prodajate le priložnostno na sejmih in ob drugih prireditvah.

C.2.  Recepture

Če izdelujete živila iz več sestavin, morate napisati recepture za ta živila in kontrolorju ob kontroli omogočiti vpogled v recepture ter uporabo sestavin in dodatkov. Pri dodatkih kmetijskega izvora je najbolje, da vodite posamezne dodatke v zaporedju po količinskem deležu v recepturah. Količine vpišite v ustrezen stolpec. Dodatke kmetijskega izvora (eko in konv.) seštejemo, da ugotovimo, ali dejansko porabite manj kot 5 % dovoljenih konvencionalnih dodatkov.

Glede na obseg posameznega recepta smo pripravili različno velike preglednice. Primeri so v sivo obarvanih poljih.

C.3.   Evidentiranje dokupov – sestavine, dodatki, pomožna sredstva

Vpišite vse sestavine in dodatke (tako kmetijske kot nekmetijske), ki jih dokupujete. Pri kmetijskih dodatkih je pomembno, da napišete ali gre za ekološke dodatke ali dodatke iz preusmeritve ali za konvencionalne dodatke. Vpišite tudi nabavo pomožnega materiala (kot so npr. vrečke, etikete,…). Izpolnite vse stolpce.

C.4.   Prodaja

V preglednico vpisujete prodajo pridelkov oz. živil – lahko dnevno ali tedensko ali mesečno, odvisno od intenzivnosti prodaje. Ločeno vpisujete prodane količine posameznih pridelkov oz. živil. Če že vodite evidenco o dnevni prodaji, je zaželeno, da tu vpišete mesečno prodano količino po proizvodih. Shranjujte vsa dokazila o prodaji (npr. naročilnica pri prodaji sadja šoli ali račun od prodane moke v trgovini,…). Tudi za prodajo na tržnici vodite evidenco (npr. količina pridelkov oz. izdelkov, pripravljenih za tržnico pred prodajo in količina neprodanih pridelkov oz. živil.

V principu se upoštevajo vsi popolni zapisi in dokazila o prodaji. Pomembno je, da se poleg prodaje izdelkov dokumentira tudi prodaja svežih pridelkov in surovin. Vpisujte točne količine.

D. EVIDENTIRANJE PRITOŽB

V 4. členu Pogodbe o izvajanju kontrole ekološkega kmetijstva na kmetijskem gospodarstvu oz. obratu je zapisana obveza naročnika (kmeta), da je v primeru pritožbe s strani kupca certificiranih proizvodov (doma, na prodajnem mestu, pri odjemalcu,…) ali druge osebe (npr. inšpektor, priporočilo laboratorija po izvedeni analizi,…), dolžan obvestiti kontrolno organizacijo, ki mu je izdala certifikat. O pritožbah mora naročnik (kmet) voditi evidenco, ki je ob kontroli na vpogled kontrolorju. V primeru resnih pritožb/obtožb glede certificiranih proizvodov pa mora naročnik nemudoma pisno ali ustno obvestiti kontrolno organizacijo. Za dosledno izpolnjevanje te zahteve smo pripravili preglednico za evidentiranje pritožb.. Ob tem shranjujte tudi morebitna pisna dokazila. Lahko pa tudi sami pripravite knjigo pritožb, pohval, predlogov, če pridelke oz. živila prodajate doma ali na ekološki tržnici. Naj evidentirane pritožbe tudi vam služijo kot vodilo k vedno boljši kakovosti pridelkov oz. živil, ki jih ponujate na trgu.

DOKAZILA (npr.računi, dobavnice)

Vsak dokup obratnih sredstev vpišete v zvezek zapisov. Ob tem shranjujte tudi račune ali dobavnice ali druga potrdila o nakupu. Oštevilčite jih in shranite kot priloge v zvezku zapisov. Številčenje in shranjevanje prilagodite tako, kot vam najbolj ustreza (npr. kronološko po zaporednih številkah ali s šifro in zaporedno številko, npr. KR-3 (krmilo, 3. dokup).
Zapiski so urejeni in sprejemljivi le, če:

  • redno zapisujete,
  • izkazujejo dejansko stanje,
  • so izpolnjene vse zahtevane rubrike v preglednicah (npr. datum, štev. priloge, vrsta gnojila in trgovsko ime, proizvajalec gnojila, dokupljena količina in, če obstaja dovoljenje za uporabo nabavljenega gnojila, vpišite še datum odobritve prošnje),
  • si sledijo v časovnem zaporedju,

so zapisani z ustreznim pisalom, ki se ne zbriše zlahka (neprimeren je zapis s svinčnikom).